مرتب-سازی-داده-ها-در-اکسل

اکسل ابزارهای مختلف و پرکاردی را در کسب و کارتان در اختیار شما قرار می دهد. جداول، نموادرها، توابع، فرمول ها و Pivot Table از جمله ابزاری هستند که در اکسل در اختیار شما هستند. اما شما همواره با مسائل پیچیده در اکسل سر و کار ندارید. ممکن است شما فقط بخواهید داده های در اختیارتان را مرتب سازی کنید.

به شما این نوید را می دهم که اگر بدنبال این هستید که بفهمید چطور می شود داده ها را مرتب کرد، جای درستی آمده اید. اکسل امکانات بسیاری را برای مرتب سازی داده ها به شما می دهد، از مرتب سازی داده های عددی تا مرتب سازی بر اساس رنگ پس زمینه سلوها.

مهم نیست که شما قرار است کدام انتخاب را داشه باشید و بر چه مبنای داده ها را مرتب کنید، اکسل انتخاب های بسیاری را پیش روی شما قرار می دهد. در آموزش اکسل این امکانات مورد بررسی قرار می دهیم.

منوی مرتب سازی (Sort) در اکسل

اولین کاری که باید انجام دهید این است که نگاهی به منوی مرتب سازی در اکسل داشته باشد. به تب Data بروید و Sort را انتخاب کنید.

مرتب سازی داده ها در اکسل

در این پنجره شما به ابزار قدرتمند مرتب سازی در اکسل دسترسی دارید. نگاهی کوتاه به این پنجره داشته باشیم:

منوی مرتب سازی داده ها در اکسل

در قسمت بالای پنجره مرتب سازی داده ها، سه گزینه اضافه کردن سطح(Add Level)، پاک کردن سطح(Delete Level) و کپی کردن سطح(Copy Level) قابل مشاiده است.این گزینه ها به شما این اجازه را می دهد که سطوح مختلفی از مرتب سازی را برای دیتای در اختیارتان داشته باشد(اگر موضوع برایتان روشن نیست، کمی جلوتر مفهوم سطوح مرتب سازی را بهتر متوجه خواهید شد).

گزینه Option انتخاب های بیشتری را پیش روی شما قرار می دهد. مثلا اینکه بجای مرتب سازی سطرها، ستون ها را مرتب کنید.

گزینه My data has headers به شما کمک می کند که سطر اول داده هایتان حین مرتب سازی با داده ها مخلوط نشود. این گزینه سطر اول را از داده های اصلی تفکیک می کند.

حالا با مثال نشان می دهیم که مرتب سازی داده ها چگونه انجام می شود.

دریافت فایل تمرین مرتب سازی داده ها در اکسل

بهترین راه برای اینکه بر مرتب سازی داده ها در اکسل مسلط شوید این است که خودتان تمرین داشته باشید!

فایل رایگان این مثال را می توانید از اینجا دانلود کنید، همه مثال هایی که در این آموزش ارائه می شود در این فایل آمده است و شما همزمان با خواندن این آموزش اکسل می توانید داده های نمونه را مرتب سازی کنید.

دانلود فایل تمرین مرتب سازی داده ها در اکسل

مرتب سازی بر اساس حروف الفبا در اکسل

در اولین شیت در فایل تمرین، شما می توانید نام شرکت های را به همراه مدیران آن ها ببینید. می خواهیم این شیت را بر اساس نام شرکت ها مرتب سازی کنیم.

روی گزینه Sort از تب Data کلیک کنید تا پنجره مرتب سازی داده ها باز شود. از لیست آبشاری ستون Company را برای مرتب سازی انتخاب کنید.sort-by-column

اطمینان حاصل کنید گزینه های Values و A to Z انتخاب شده اند.

روی گزینه OK کلیک کنید. داده های این شیت بر اساس نام شرکت(Company) به ترتیب حروف الفبا مرتب خواهند شد.

مرتب سازی بر اساس حروف الفبا

هر کمپانی چند مدیر دارد و ما می توانیم در هر کمپانی یک مرتب سازی هم بر اساس نام مدیران داشته باشیم. این همان چیزی است که قبلا تحت عنوان سطح به آن اشاره کردیم. شما در سطح دوم می توانید مرتب سازی را بر حسب نام مدیران داشته باشید.

دوباره پنجره مرتب سازی را در اکسل باز کنید و همان کار قبلی را را برای مرتب سازی بر اساس نام شرکت انجام بر اساس حروف الفبا انجام دهید. و سپس روی گزینه Add Level کلیک کنیک.

مرتب سازی داده ها چند سطحی

در لیست آبشاری شما می توانید یک سطح دیگر برای مرتب سازی داده ها انتخاب کنید. برای مرتب سازی بر اساس نام مدیران (بعنوان پارامتر دوم) از لیست آبشاری Manager را انتخاب کنید و اطمینان حاصل کنید Values و A to Z نیز انتخاب شده اند.

مرتب سازی بر اساس نام

روی OK کلیک کنید. خواهید دید اینبار ستون اول بر اساس نام شرکت ها مرتب شده و هر شرکت نیز بر اساس نام مدیران مرتب شده است.

مرتب سازی دوسطحی

اگر بخواهید مرتب سازی شما از انتها به ایتدا انجام شود کافی در هنگام انتخاب گزینه ها در پنجره مرتب سازی، Order را روی Z to A قرار دهید.

مرتب سازی اعداد در اکسل

بسیار خوش شانس یا خوش فکر هستید که از اکسل برای مدیریت داده های عددی در اختیارتان استفاده می کنید. فرآیند مرتب سازی داده ها در مورد اعداد دقیقا مشابه همان چیزی که برای مرتب سازی برای حروف الفبا داشتیم.

در شیت دوم فایل تمرین لیست تعداد زیادی فروشگاه به همراه درآمد آن ها را  داریم. می خواهیم فرو شگاه ها را بر حسب درآمد مرتب کنیم تا ببینیم کدامیک بیشترین فروش را داشته است.

توجه داشته باشید که ستون درآمد اولین ستون داده در اکسل نیست و شما هر زمان می توانید داده ها را بر حسب هر ستون مرتب کنید و این مورد از نظر اکسل هیچ اشکالی ندارد.

همانند قیل؛ پنجره Sort  را باز کنید،  از لیست آبشاری Revenue را انتخاب کنید، اطمینان حاصل کنید مقادیر Values و Smallest to Largest انتخاب شده اند و روی OK کلیک کنید.

مرتب سازی اعداد در اکسل

وقتی شما برای مرتب سازی ستونی را انتخاب کنید که بجای متن شامل داده های عددی باشد، Oreder به صورت پیش فرض بر بجای A to Z در حالت Smallest to Largest خواهد بود. این موضوع خللی در کار ایجاد نخواهد کرد و مرتب سازی داده ها از همان منطق قبلی برخوردار است.

شما مشابه مرتب سازی داده های عددی می توانید مرتب سازی تاریخ و مرتب سازی زمان را انجام دهید. در این حالب ستون Order به Oldest to Newest تغییر می کند.

 

 

 

No votes yet.
Please wait...